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取引する上で必要なこととは
いざ取引をすることになった場合に、何よりも重要なことはきちんと契約書をつくっておくことです。
「契約書」という形が難しい場合でも、最低限契約をしたこととその内容を示す何らかの書面やEメールなどの客観的な証拠を残しておくことが必要です。
具体的には、取引の代金や支払時期について、電話で話すだけではなく注文書を発行したり(発行してもらったり)、その内容をEメールで送信しておくといった方法です。
契約書という書面ではなくても、メールやチャットでも証拠になりますので、書面でかわすことに抵抗がある場合には、メールやチャットで、契約条件について記載するといいでしょう。
支払条件を検討する
代金回収のリスクをなくすための最善の方法は、前払いにしてもらうことです。
代金を支払ってもらえない限りは商品やサービスを提供する必要がありませんので、損失が出ることを回避することができます。
一般消費者に対して商品やサービスを提供するような取引の場合には前払いとすることも可能な場合が少なくありませんが、企業間の取引であり、さらに取引が継続するような場合や頻繁に取引が行なわれるような場合に代金を前払いにしてもらうことは難しいのが実情です。
取引相手の信用力が高ければ後払いとしてもリスクは大きくないはずですが、それでも商品やサービスの提供から支払いまでの期間が長ければ長いほど、会社の信用力も変化する可能性が高まりますので、できる限り支払いまでの期間を短くするよう交渉するとよいでしょう。
「取引相手を確認する」で説明した情報収集により、取引相手の信用力に何らかのリスクがある場合には、代金が回収できないリスクを少しでも小さくする支払条件にする必要があります。
後払いだとしても、支払いまでのスパンを短くするといった方法もありますし、全額の前払いは難しくても一部を前払いするという方法もあります。
また、長期間のサービスの提供が予定される取引の場合には、月に1回出来高に応じて支払ってもらうこととしたり、複数の期間に区切って分割して支払うこととするといった対応が考えられます。
担保を入れてもらう
相手に確実に支払ってもらうために、担保を入れてもらうという方法もあります。
比較的簡単な担保としては、代金などの債務について連帯保証人を立ててもらうことです。
しばしば見られる典型的な例は、取引先企業の代表取締役が連帯保証人になることです。不動産などの資産に担保権を設定することに比べると手続きは簡単で費用もほとんどかかりません。
しかし、企業間取引で、代表者の個人保証を付けることに抵抗があることも多く、そう簡単に応じてくれないことも多いです。
また、代表者などの連帯保証人自体も、会社に私財のすべてを投入していたり、多くの連帯保証をしていたりすることもありますので、会社の資金力がなくなる(=代表取締役の資金力もなくなる)ということが多いです。
代金回収に確実な方法ない！でも…
このように、代金回収のための簡単で確実な方法はないといわざるを得ませんが、少なくとも相手の信用力に応じて支払条件を変えることで、代金が回収できなくなるリスクを少しでも小さくすることができます。
いざ、代金回収にトラブルが生じた場合でも、損失を小さくすることができる可能性が大きくなります。
信用力についてはできる限りの調査を行ない、その調査に基づき、契約書において代金回収に直結する支払条件についての条項を、十分に検討することが必要です。
